頭の中はこんなもんです。
今日のお題「ファイルを共有したい」 ／ 2013年6月27日
クライアントから「ファイル共有をしたいんだけど、どういう方法がいい？」というお題をいただいた。
こちらのクライアントでは、既に社内のネットワークに共有フォルダを設定してあるので、それだけでは要件を満たせない事態になっているようだ。
詳しく聞いてみると、要件は以下の７点にまとめることができる。
現状の問題点や要望
１：社外からアクセスできない ➡ 社外からもアクセスしたい
２：共有しているファイルが更新された際に、関係者に通知したい
３：関係者が、共有ファイルを追加／更新できるようにしたい
４：誰が、いつ、ファイルを更新したのかわかるようにしておきたい
５：ファイルにアクセスできる人(関係者)の制限は、社長が管理できるようにしたい
６：社員以外の関係者とも共有したい
７：設備投資や運用にはできるだけ費用をかけたくない
「社外からのアクセス」を考えると、Webベースのファイル共有サービスが妥当だろう。(できるだけ設備投資とかは避けたいし)
「通知」機能は、メールで通知される事が望ましい。(ガラケーを使っている社員さんもいるし、社外の人の環境はわからないし)
などなどを勘案して、グループウェアのサイボウズLiveをオススメし、テスト導入してもらった。
サイボウズLiveだと、グループメンバー200人まで無料で使えるしね(^_^)
現在、とりあえず社内プロジェクトのメンバー招集まではたった半日でに進行。(ここまでは非常にスムーズ(^_^)v)
これから実際の運用テストに入ります。
うまく進めばいいんだけど・・・。
気がかりな点としては、共有ファイルの取り扱いについて。
ファイルの閲覧や編集には、一旦自分のパソコンにダウンロードしないといけないこと。
編集したファイルを新たに共有したい時には、元のファイルに対して上書きアップロードしないといけないんだけど、これがややこしいと混乱しないかなぁ？と、心配。
そんな混乱を避けたいなら、共有ファイルをオンライン上で上書き編集できるサービスがいいのだけど、それはそれでちと問題もある。
例えば、Google Docs の場合、オンラインでスプレッドシートや文章を作ったり編集したりできるのだけど、各自が Google アカウントを持ってなくちゃダメだし、社外の人もいるので Google Business で一括管理とも行かない。
また、ローカルで作ったエクセルやワードのファイルについては、ダウンロードしてから編集することに変わりがない。
社内の作業環境全体を見直さないといけないので、大変なんだよな。
できるだけ現状の仕事環境に影響がない形で、グループウェアを導入するという意味では、サイボウズLive、いいんじゃないかと考えてます。
あとは、定着するか？ですね。
実はこれが一番のハードルで・・・。
「できるだけ現状の仕事環境に影響がない形で」導入したということは、グループウェアを使わなくても今まで通りの仕事のやり方ができてしまうということ。
グループウェアを使わない日ができてきたり、使わないメンバーが現れ始めると、共有されている情報が古いままになっていたり、古いファイルが最新版として共有されるという事態が発生して、メンバーのグループウェアに対する信頼がなくなって、さらに誰も使わなくなる・・・。という悪循環。悪夢のサイクルに入ってしまいます。
一度こうなると、仕切り直そうと声をかけても、グループウェアを変えてみても、そもそもの信頼を失っているのでなかなか軌道修正は難しく、経験的には不可能に近い。
ですので、グループウェアは評価テストが終わったら、一発勝負と思って使い倒すこと！
特にリーダーは、「グループウェアには最新の正確な情報がある。」ということを担保することが重要です。
自分自身も、気をつけたいものです。はい。
